Hysbysiad preifatrwydd

Mae’r hysbysiad hwn yn nodi sut y byddwn yn defnyddio eich data personol, a’ch hawliau. Fe’i gwneir o dan Erthyglau 13 a/neu 14 o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR y DU).

Eich data

Byddwn yn casglu’r data personol canlynol: cenedligrwydd, dyddiad geni, eich enw llawn, unrhyw enwau blaenorol, cyfeiriad, cyfeiriad blaenorol lle y bo’n berthnasol, cadarnhad eich bod yn byw mewn ail gyfeiriad, eich dewis i optio allan o’r gofrestr agored/wedi’i golygu, dewisiadau pleidleisio (yn bersonol neu drwy’r post), eich rhif Yswiriant Gwladol, ac, os byddwch wedi dewis eu darparu, eich cyfeiriad e-bost a’ch rhif ffôn.

Yn achos trigolion Gogledd Iwerddon, byddwn hefyd yn casglu’r canlynol: manylion ail gyfeiriad, a hoffent wneud cais am gerdyn adnabod etholiadol a’r rheswm dros wneud cais i bleidleisio drwy’r post.

Ar gyfer ceisiadau gan ddinasyddion o wledydd yr UE nad oes ganddynt gytuniadau ar gyfer hawliau pleidleisio â’r DU, byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth am eich statws preswylio yn y DU ers 31 Rhagfyr 2020. Gallwn hefyd ofyn pryd y cawsoch ddinasyddiaeth yr UE os oes gennych genedligrwydd deuol.

Os byddwch wedi gwneud cais i gofrestru i bleidleisio fel etholwr Tramor, etholwr yn y Lluoedd Arfog neu etholwr sy’n un o weision y Goron, byddwn wedi casglu gwybodaeth berthnasol ychwanegol er mwyn cadarnhau a ydych yn gymwys i bleidleisio (e.e. eich rhif gwasanaeth).

Os byddwch yn cydsynio i ni gysylltu â chi i drafod eich adborth ar y gwasanaeth byddwn yn casglu’r manylion personol ychwanegol o’r enw cyswllt, cyfeiriad e-bost cyswllt, a’r wlad rydych yn byw ynddi. Byddwn hefyd yn rhannu eich sgôr boddhad â’r gwasanaeth cofrestru i bleidleisio.

Os byddwch yn cytuno i’n defnydd o gwcis (gweler isod), byddwn hefyd yn casglu eich cwcis adnabod a gwybodaeth am eich gweithgarwch ar y wefan (e.e. nifer yr ymweliadau, yr amser y byddwch yn ei dreulio ar dudalennau).

Diben

Y diben yr ydym yn prosesu eich data personol ar ei gyfer yw prosesu eich cais i gofrestru i bleidleisio, a (lle’r ydych yn darparu manylion cyswllt) cyfathrebu â chi am eich cofrestriad, a (lle’r ydych yn rhoi caniatâd a manylion cyswllt) i gyfathrebu â chi am sut y gallwn wella ein gwasanaeth.

Os ydych yn rhoi cydsyniad i rywun gysylltu â chi i drafod eich adborth ar y gwasanaeth, mae eich data personol yn cael eu casglu fel y gellir cysylltu â chi i’ch gwahodd i gymryd rhan mewn gwaith ymchwil i’ch profiad o wneud cais i gofrestru i bleidleisio fel etholwr tramor.Caiff y gwaith ymchwil hwn ei gynnal ar ran y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol, sy’n un o adrannau Llywodraeth y DU. Diben y gwaith ymchwil yw gwerthuso newidiadau i etholiadau a threfniadau pleidleisio a gafodd eu cyflwyno yn Neddf Etholiadau 2022.

Mae’r data personol canlynol yn cael ei gasglu at y diben hwn: enw, cyfeiriad e-bost, a’r wlad yr ydych yn byw ynddi. Byddwn hefyd yn rhannu eich sgôr boddhad â’r gwasanaeth cofrestru i bleidleisio.

Caiff data personol sydd wedi’u cynnwys ar y gofrestr etholiadol eu rhannu fel yr esbonnir isod. Gall trydydd partïon sy’n cael y data personol hynny eu defnyddio at ddibenion eraill y byddent yn gweithredu fel y rheolydd data cyfrifol ar eu cyfer. Esbonnir hyn ymhellach isod.

Sail gyfreithiol

Ein sail gyfreithiol dros brosesu eich data personol cofrestru etholiadol yw bod prosesu’r data yn angenrheidiol i arfer un o swyddogaethau adran o’r llywodraeth (Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU). Y swyddogaeth honno yw hwyluso ceisiadau ar-lein i gofrestru i bleidleisio er mwyn gwella ymgysylltu democrataidd.

Os ydych yn cydsynio i ni gysylltu â chi i drafod eich adborth ar y gwasanaeth, y sail gyfreithlon sy’n berthnasol i’r prosesu hwn yw cyflawni tasg er budd y cyhoedd.

Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth am y defnydd o’n gwefan drwy gwcis. Os byddwn yn defnyddio cwcis nad ydynt yn rhai hanfodol, gofynnir i chi a ydych yn cytuno i’n defnydd o’r cwcis hyn. Os byddwch yn cytuno, ein sail gyfreithiol dros brosesu unrhyw ddata am y defnydd o’n gwefan fydd eich cydsyniad (Erthygl 6(1)(a)). Nodir ein polisi cwcis isod.

Derbynwyr

Efallai y byddwn yn rhannu eich enw, eich enw blaenorol, eich dyddiad geni a’ch rhif Yswiriant Gwladol â’r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) er mwyn iddi gymharu eich manylion yn erbyn ei chofnodion a gwneud yn siŵr eich bod yn dweud y gwir am bwy ydych.

Byddwn yn rhannu eich data â’ch Swyddfa Cofrestru Etholiadol yng Nghymru, Lloegr a’r Alban neu’r Prif Swyddog Etholiadol yng Ngogledd Iwerddon. Maent yn cynnal y gofrestr etholwyr ar gyfer eu hardal. Mae pob Swyddfa Cofrestru Etholiadol, a’r Prif Swyddog Etholiadol, yn rheolydd data ar wahân a bydd y ffordd y maent yn defnyddio eich data wedi’i nodi yn eu bydd Swyddfeydd Cofrestru Etholiadol yng Nghymru Hysbysiad Preifatrwydd. Cliciwch yma i ddod o hyd i’ch Swyddfa Cofrestru Etholiadol a’i Hysbysiad Preifatrwydd. Fel arfer, Lloegr a’r Alban, a’r Prif Swyddog Etholiadol yng Ngogledd Iwerddon yn defnyddio’r data at ddibenion cynnal y gofrestr etholiadol, cyfathrebu â’ch ynglŷn â’ch cofrestriad a chyflawni eu dyletswyddau cofrestru ehangach.

Caiff eich data personol eu prosesu gan ein Seilwaith TG hefyd ac, felly, cânt eu rhannu â darparwyr ein gwasanaethau TG, sef ein proseswyr data. Mae hyn yn cynnwys os byddwch yn cysylltu â’r gwasanaeth Cofrestru i Bleidleisio gydag ymholiad neu’n anfon adborth ar y gwasanaeth.

Os ydych yn rhoi cydsyniad i rywun gysylltu â chi i drafod eich adborth ar y gwasanaeth, yna caiff eich data eu rhannu ag IFF Research neu Softwire. Sefydliad ymchwil annibynnol yw IFF Research sy’n gwneud gwaith ymchwil ar ran y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol.Softwire yw’r cwmni meddalwedd sy’n gweithio gyda’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol ar hyn o bryd i ddylunio a chynnal y gwasanaeth ar-lein Cofrestru i Bleidleisio.

Byddwn hefyd yn rhannu ac yn cyhoeddi eich holl ddata neu rywfaint o’ch data fel y nodir isod.

Sut y gallai eich gwybodaeth gael ei rhannu yng Nghymru, Lloegr a’r Alban

Mae pob Swyddog Cofrestru Etholiadol yn cynnal y gofrestr etholiadol lawn ar gyfer ei ardal. Mae’r gofrestr etholiadol lawn yn cynnwys enwau a chyfeiriadau pob unigolyn sydd wedi cofrestru i bleidleisio, ac eithrio’r rhai sydd wedi cofrestru drwy’r cynllun cofrestriad dienw, a gedwir yn ôl ar gyfer unigolion sy’n pryderu ynghylch eu diogelwch eu hunain neu ddiogelwch pobl sy’n byw yn eu cartref.

Defnyddir fersiwn y gofrestr etholiadol lawn o’r gofrestr at sawl diben, sydd wedi’u nodi mewn deddfwriaeth. Mae’n drosedd i unrhyw un ddarparu neu ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion eraill.

Gellir ychwanegu pobl ifanc 14-15 oed yn yr Alban at y gofrestr etholiadol (ac maent yn gymwys i bleidleisio yn etholiadau Senedd yr Alban ac etholiadau lleol yn yr Alban pan fyddant yn 16 oed). Caiff eu gwybodaeth ei chynnwys ar y gofrestr etholwyr, ond fel arfer dim ond Swyddogion Cofrestru Etholiadol a’u staff a all weld y manylion a roddir gennych. Ni chaiff eu manylion eu cynnwys ar unrhyw gofrestr a gyhoeddir. Tua chwe wythnos cyn etholiad bydd angen i bobl benodol gael gweld manylion pawb a all bleidleisio yn yr etholiad hwnnw.

Gweinyddu etholiadau

Byddant hefyd yn eu cymharu yn erbyn ffynonellau eraill o ddata er mwyn helpu i gynnal y gofrestr etholiadol.

Archifau, Llyfrgelloedd a’r Bwrdd Ystadegau

Mae’r sefydliadau a restrir isod yn cael copïau o’r gofrestr etholiadol lawn ac yn sicrhau ei bod ar gael i’w harchwilio gan aelodau o’r cyhoedd. Caniateir iddynt gadw’r copïau hyn cyhyd ag y dymunant. Dim ond o dan oruchwyliaeth y caiff unigolion archwilio cofrestrau a dim ond drwy nodiadau a ysgrifennir â llaw y cânt wneud copïau o unrhyw fanylion sydd wedi’u cynnwys ar y gofrestr.

• Y Llyfrgell Brydeinig, Llyfrgell Genedlaethol Cymru a Llyfrgell Genedlaethol yr Alban.
• Y Bwrdd Ystadegau.
• Llyfrgell gyhoeddus neu wasanaeth archifau awdurdod lleol.

Endidau gwleidyddol ac unigolion

Mae gan y sefydliadau a’r unigolion a restrir isod hawl i gael copïau o’r gofrestr etholiadol lawn, os byddant yn gofyn amdani, a’i defnyddio at “ddibenion etholiadol”. Bwriedir i “ddibenion etholiadol” gwmpasu amrywiaeth eang o weithgareddau gwleidyddol yn ystod cyfnodau etholiadau a’r tu allan iddynt, gan gynnwys y canlynol ond heb fod yn gyfyngedig iddynt: cynrychiolaeth ddemocrataidd; cyfathrebu ag etholwyr a phartïon â diddordeb; cynnal arolygon a chasglu barn, gweithgareddau ymgyrchu; gweithgareddau i gynyddu nifer y bobl sy’n pleidleisio; cefnogi gwaith cynrychiolwyr etholedig, darpar ymgeiswyr ac ymgeiswyr swyddogol; codi arian i gefnogi unrhyw un o’r gweithgareddau hyn. Mewn rhai achosion, gallant hefyd ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion ychwanegol a, lle y gallant wneud hynny, fe’i nodir isod.

Mae gan y sefydliadau a’r unigolion hyn hawl hefyd i ofyn am gopïau o ‘gofrestrau wedi’u marcio’, sy’n dangos a wnaeth unigolyn bleidleisio mewn etholiad ond nid y ffordd y gwnaeth bleidleisio a rhestrau o unigolion sydd wedi’u cofrestru fel pleidleiswyr absennol. Gallant hefyd ddefnyddio’r wybodaeth hon at “ddibenion etholiadol”.

Sefydliadau a all ddefnyddio eich data at ddibenion etholiadol a dibenion cysylltiedig:

• Eich Aelod Seneddol, Aelod o Gynulliad Cenedlaethol Cymru, Aelod o Senedd yr Alban neu gynghorydd lleol a all hefyd ddefnyddio’r gofrestr lawn at ddibenion etholiadol a dibenion sy’n gysylltiedig â’r swydd a ddelir ganddo.
• Maer Llundain ac aelodau Llundain o Gynulliad Llundain os ydych yn byw yn Llundain Fwyaf. Eich maer etholedig, os oes gennych un. Gall yr unigolion hyn hefyd ddefnyddio’r gofrestr lawn at ddibenion etholiadol neu ddibenion sy’n gysylltiedig â’r swydd a ddelir ganddynt.
• Gall ymgeiswyr mewn etholiadau Seneddol, etholiadau llywodraeth leol neu etholiadau Awdurdodau sy’n sefyll mewn ardal lle rydych wedi’ch cofrestru at ddibenion etholiadol ac er mwyn cydymffurfio â rheolau ynglŷn â rhoddion gwleidyddol.
• Gall ymgeiswyr mewn etholiad i Gynulliad Cenedlaethol Cymru neu Senedd yr Alban sy’n sefyll mewn ardal lle rydych wedi’ch cofrestru ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion etholiadol.
• Pleidiau gwleidyddol cofrestredig, trydydd partïon cydnabyddedig sy’n bwriadu hyrwyddo neu sicrhau llwyddiant etholiadol mewn unrhyw etholiad perthnasol a chyfranogwyr a ganiateir (er enghraifft ymgyrchwyr mewn refferenda). Gall yr endidau hyn ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion etholiadol ond gallant hefyd ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion cydymffurfio â’r cyfreithiau ynglŷn â rhoddion gwleidyddol. Gall cyfranogwyr a ganiateir hefyd ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion ymgyrchu mewn refferendwm.
• Gall cynrychiolwyr etholaethau lleol ar gyfer pleidiau gwleidyddol cofrestredig sy’n gweithredu yn yr ardal lle rydych wedi’ch cofrestru hefyd ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion etholiadol a dibenion cofrestru etholiadol.

Cyrff cyhoeddus eraill

Mae gan y sefydliadau canlynol hawl hefyd i ofyn am gopi o’r gofrestr etholiadol lawn a’i defnyddio i gyflawni swyddogaethau cyhoeddus penodol:

• Eich awdurdod lleol er mwyn cyflawni swyddogaethau statudol sy’n ymwneud â diogelwch, gorfodi’r gyfraith at atal troseddau, at ddiben pleidlais leol neu at ddibenion ystadegol.
• Eich cyngor plwyf neu’ch cyngor cymuned er mwyn nodi a oes gan unigolyn hawl i fod yn bresennol mewn cyfarfod o’r plwyf neu’r gymuned, neu ar gyfer pleidlais leol, a chymryd rhan yn y cyfarfod hwnnw neu gymryd camau ar ran y plwyf neu’r gymuned.
• Y llysoedd at ddibenion gwysio rheithwyr
• Y Comisiwn Etholiadol er mwyn iddo allu cyflawni ei swyddogaethau
• Comisiwn Ffiniau Lloegr; Comisiwn Ffiniau Cymru; Comisiwn Llywodraeth Leol Lloegr a’r Comisiwn Democratiaeth Leol; Comisiwn Ffiniau Cymru; Comisiwn Ffiniau’r Alban; Comisiwn Ffiniau Llywodraeth Leol yr Alban er mwyn iddo allu cyflawni ei swyddogaethau.
• Unrhyw heddlu, Gwasanaeth Heddlu Gogledd Iwerddon, Gwasanaeth Heddlu Gogledd Iwerddon (Wrth Gefn), yr Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol, Sefydliad Gwybodaeth a Thechnoleg yr Heddlu a chorff o gwnstabliaid a sefydlwyd o dan Ddeddf Seneddol at ddibenion atal a chanfod troseddau, gorfodi cyfraith droseddol a fetio pobl berthnasol at ddibenion sicrhau diogelwch cenedlaethol
• Y gwasanaethau diogelwch er mwyn iddynt allu cyflawni eu swyddogaethau
• Un o adrannau’r llywodraeth, Asiantaeth yr Amgylchedd, yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol, yr Awdurdod Rheoleiddio Darbodus, neu gorff nad oedd wedi’i restru’n flaenorol sy’n fetio pobl berthnasol at ddibenion sicrhau diogelwch cenedlaethol er mwyn atal a chanfod troseddau, gorfodi cyfraith droseddol, fetio cyflogeion ac ymgeiswyr lle mae fetio yn ofynnol yn unol â deddfiad, a fetio pobl berthnasol at ddibenion sicrhau diogelwch cenedlaethol.

Asiantaethau gwirio credyd

Mae gan asiantaethau gwirio credyd hawl i brynu copïau o’r gofrestr etholiadol lawn a gallant ei defnyddio i fetio ceisiadau am gredyd, atal a chanfod achosion o wyngalchu arian neu gynnal dadansoddiad ystadegol o asesiadau risg credyd.

Sut y gallai eich gwybodaeth gael ei rhannu yng Ngogledd Iwerddon

Mae’r Prif Swyddog Etholiadol Gogledd Iwerddon yn cynnal y gofrestr etholiadol lawn ar gyfer Gogledd Iwerddon.

Mae’r gofrestr etholiadol lawn yn cynnwys enwau a chyfeiriadau pob unigolyn sydd wedi cofrestru i bleidleisio, ac eithrio’r rhai sydd wedi cofrestru drwy’r cynllun cofrestriad dienw, a gedwir yn ôl ar gyfer unigolion sy’n pryderu ynghylch eu dioglewch eu hunain neu ddiogelwch pobl sy’n byw yn eu cartref (os felly yr unig fanylion sy’n ymddangos ar y gofrestr yw rhif etholiadol a’r llythyren “N”).

Defnyddir fersiwn y gofrestr etholiadol lawn o’r gofrestr at sawl diben, sydd wedi’u nodi mewn deddfwriaeth. Mae’n drosedd i unrhyw un ddarparu neu ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion eraill. Defnyddir y gofrestr lawn at ddibenion etholiadol – megis gwneud yn siŵr mai dim ond pobl gymwys a all bleidleisio – ac at ddibenion cyfyngedig eraill a nodir mewn deddfwriaeth. Rhaid i’r data personol yn y gofrestr lawn a’r gofrestr wedi’i golygu bob amser gael eu prosesu yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Mae’n drosedd i unrhyw un ddarparu neu ddefnyddio’r gofrestr ar gyfer unrhyw beth nas nodir mewn deddfwriaeth.

Gweinyddu etholiadau

Mae Swyddfa Etholiadol Gogledd Iwerddon yn defnyddio’r gofrestr etholiadol lawn at ddibenion etholiad, gan gynnwys helpu i sicrhau bod unigolion cymwys wedi’u cofrestru ac y gallant bleidleisio mewn etholiadau perthnasol.

Archwilio’r Gofrestr

Dim ond o dan oruchwyliaeth yn swyddfeydd Swyddfa Etholiadol Gogledd Iwerddon yn Belfast neu yn swyddfa Asiantaeth Ystadegau ac Ymchwil Gogledd Iwerddon y caiff unigolion archwilio cofrestrau. Dim ond drwy nodiadau a ysgrifennir â llaw y caiff unigolion wneud copïau o unrhyw fanylion sydd wedi’u cynnwys ar y gofrestr.

Endidau gwleidyddol ac unigolion

Mae gan y sefydliadau a’r unigolion a restir isod hawl i gael copïau o’r gofrestr etholiadol lawn, os byddant yn gofyn amdani. Mae gan nifer ohonynt hawl i’w defnyddio at “ddibenion etholiadol”. Bwriedir i “ddibenion etholiadol” gwmpasu amrywiaeth eang o weithgareddau gwleidyddol yn ystod cyfnodau etholiadau a’r tu allan iddynt, gan gynnwys y canlynol ond heb fod yn gyfyngedig iddynt: cynrychiolaeth ddemocrataidd; cyfathrebu ag etholwyr a phartïon â diddordeb; cynnal arolygon a chasglu barn, gweithgareddau ymgyrchu; gweithgareddau i gynyddu nifer y bobl sy’n pleidleisio; cefnogi gwaith cynrychiolwyr etholedig, darpar ymgeiswyr ac ymgeiswyr swyddogol; codi arian i gefnogi unrhyw un o’r gweithgareddau hyn.

Mae gan y sefydliadau a’r unigolion hyn hawl hefyd i ofyn am gopïau o ‘gofrestrau wedi’u marcio’, sy’n dangos a wnaeth unigolyn bleidleisio mewn etholiad ond nid y ffordd y gwnaeth bleidleisio a rhestrau o unigolion sydd wedi’u cofrestru fel pleidleiswyr absennol.

Mewn rhai achosion, gallant hefyd ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion ychwanegol mewn cysylltiad â’r swydd a ddelir ganddynt.

Nodir y rhain isod.

• Aelod Seneddol, sydd â hawl i gael copi o’r gofrestr ar gyfer yr etholaeth a gynrychiolir ganddo, a all ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion sy’n gysylltiedig â’i swydd neu at ddibenion etholiadol.
• Aelod o Gynulliad Gogledd Iwerddon, sydd â hawl i gael y gofrestr ar gyfer yr etholaeth a gynrychiolir ganddo, a all ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion sy’n gysylltiedig â’i swydd neu at ddibenion etholiadol.
• Cynghorydd lleol, sydd â hawl i gael y gofrestr ar gyfer yr ardal Etholiadol ddosbarth a gynrychiolir ganddo, a all ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion sy’n gysylltiedig â’i swydd neu at ddibenion etholiadol.
• Ymgeiswyr mewn etholiadau Seneddol, etholiadau Cynulliad Gogledd Iwerddon ac etholiadau llywodraeth leol sy’n sefyll mewn ardal lle rydych wedi’ch cofrestru. Gall yr unigolion hyn hefyd ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion cyfrifol cydymffurfio â rheolau ynglŷn â rhoddion gwleidyddol. Gallant hefyd ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion etholiadol.
• Pleidiau gwleidyddol cofrestredig, trydydd partïon cydnabyddedig sy’n bwriadu hyrwyddo neu sicrhau llwyddiant etholiadol mewn unrhyw etholiad perthnasol a chyfranogwyr a ganiateir (er enghraifft ymgyrchwyr mewn refferenda). Gall yr endidau hyn ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion etholiadol yn ogystal ag at ddibenion cydymffurfio â’r cyfreithiau ynglŷn â rhoddion gwleidyddol. Gall cyfranogwyr a ganiateir hefyd ddefnyddio’r gofrestr at ddibenion ymgyrchu mewn refferendwm.
• Cynrychiolwyr etholaethau lleol ar gyfer pleidiau gwleidyddol cofrestredig sy’n gweithredu yn yr ardal lle rydych wedi’ch cofrestru. Gall yr endidau hyn hefyd ddefnyddio’r gofrestr lawn at ddibenion etholiadol a dibenion cofrestru etholiadol.

Cyrff cyhoeddus eraill

Dim ond y sefydliadau a’r unigolion canlynol sydd â’r hawl i gael copi o’r gofrestr etholiadol lawn:

• Y Comisiwn Etholiadol i’w defnyddio i gyflawni ei swyddogaethau
• Y Llyfrgell Brydeinig
• Comisiwn Ffiniau Gogledd Iwerddon; Comisiwn Ffiniau Llywodraeth Leol Gogledd Iwerddon; a’r Comisiyndd Ardaloedd Etholiadol Dosbarthau i’w defnyddio i gyflawni ei swyddogaethau.
• Dirprwy swyddogion canlyniadau mewn etholiad lleol i’w defnyddio at ddibenion yr etholiad hwnnw.
• Heddlu ym Mhrydain Fawr, Gwasanaeth Heddlu Gogledd Iwerddon, Gwasanaeth Heddlu Gogledd Iwerddon (Wrth Gefn), yr Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol, Sefydliad Gwybodaeth a Thechnoleg yr Heddlu a chorff o gwnstabliaid a sefydlwyd o dan Ddeddf Seneddol i’w defnyddio at ddibenion canfod ac atal troseddau a gorfodi cyfraith droseddol.
• Adrannau Llywodraeth y DU ac Adrannau Gogledd Iwerddon.

Asiantaethau gwirio credyd

Mae gan asiantaethau gwirio credyd hawl i brynu copïau o’r gofrestr etholiadol lawn a gallant ei defnyddio i fetio ceisiadau am gredyd, atal a chanfod achosion o wyngalchu arian neu gynnal dadansoddiad ystadegol o asesiadau risg credyd.

Gwasanaeth rheithgor

Mae’n ofynnol i’r Prif Swyddog Etholiadol ddarparu rhestrau o unigolion, a lunnir yn seiliedig ar gofnodion ar y gofrestr lawn, er mwyn i’r Swyddog Rheithgorau allu galw unigolion i wasanaeth rheithgor.

Asiantaeth Ystadegau ac Ymchwil Gogledd Iwerddon

Mae Asiantaeth Ystadegau ac Ymchwil Gogledd Iwerddon yn cael copi o’r rhestr lawn. Gall ei defnyddio at ddibenion ystadegol a rhaid iddi sicrhau ei bod ar gael i’w harchwilio gan y cyhoedd. Gall y Prif Swyddog Etholiadol hefyd ddarparu gwybodaeth am eich dyddiad geni a’ch cenedligrwydd i’r Asiantaeth. Gall yr Asiantaeth ddefnyddio’r wybodaeth honno at ddibenion ystadegol neu er mwyn helpu’r Prif Swyddog Etholiadol i gydymffurfio â’i ddyletswyddau sy’n ymwneud â chofrestru etholwyr.

Ymarferwyr meddygol

Gall ymarferydd meddygol cofrestredig gael manylion unigolyn o’r rhestr lawn er mwyn iddo allu rhoi gofal meddygol i’r unigolyn hwnnw neu ei ddibynyddion.

Cadw

Caiff eich data eu dileu gan y gwasanaeth cofrestru hwn unwaith y bydd eich cais i gofrestru wedi’i brosesu gan eich priod Swyddog Cofrestru Etholiadol. Ar ôl i’ch Swyddog Cofrestru Etholiadol lawrlwytho’r cais, byddwn yn ei farcio i’w ddileu o’n systemau o fewn 48 awr. Caiff y rhan fwyaf o geisiadau eu lawrlwytho o fewn un diwrnod busnes. Rydym yn gweithio gyda Phrif Swyddogion Etholiadol er mwyn sicrhau bod pob cais yn cael ei lawrlwytho o fewn 30 diwrnod.

Rydym hefyd yn cadw copïau wrth gefn o ddata am 30 diwrnod. Cedwir dynodyddion data am eich defnydd o’n gwefan a gesglir gan gwcis, am 26 mis.

Rydym yn cadw rhywfaint o ddata am eich cais, er enghraifft amser, dyddiad, cod post er mwyn ein helpu i ddatrys problemau gyda’ch cofrestriad. Defnyddir data eraill, megis oedran ac a ydych wedi symud yn ddiweddar, i gynhyrchu ystadegau cyfanredol. Nid yw’r data hyn yn gysylltiedig ag unrhyw ddynodyddion personol eraill.

Bydd gwybodaeth a gyhoeddir yn y gofrestr lawn neu’r gofrestr wedi’i gwirio ar gael i’r cyhoedd, a bydd yn parhau felly am gyfnod amhenodol. Cewch ragor o wybodaeth yn hysbysiad preifatrwydd eich Swyddfa Cofrestru Etholiadol.

Os ydych yn cydsynio i ni gysylltu â chi i drafod eich adborth ar y gwasanaeth, bydd eich manylion cyswllt yn cael eu trosglwyddo’n ddiogel o’r gwasanaeth Cofrestru i bleidleisio ar-lein i IFF Research neu Softwire. Bydd IFF Research neu Softwire yn storio eich data mewn gyriant diogel, y mae mynediad ar ei gyfer wedi’i gyfyngu i’r rhai sydd angen mynediad at ddibenion yr ymchwil. Bydd y data personol y maent yn ei ddefnyddio i gysylltu â chi, neu unrhyw ddata a gynhyrchir os ydych yn cymryd rhan yn yr ymchwil, yn cael eu dileu’n ddiogel o weinyddion diogel heb fod yn hwyrach na 24 mis ar ôl cwblhau’r ymchwil.

Ffynhonnell data

Darparwyd eich data personol gennych chi, neu gan eich Swyddog Cofrestru Etholiadol (neu’r Prif Swyddog Etholiadol yng Ngogledd Iwerddon) ar eich rhan pan wnaethoch gwblhau cais papur.

Eich hawliau

Mae’r hawl gennych i wneud cais am wybodaeth yn esbonio sut y caiff eich data personol eu prosesu, ac i wneud cais am gopi o’r data personol hynny.

Mae’r hawl gennych i wneud cais i unrhyw anghywirdebau yn eich data personol gael eu cywiro ar unwaith.

Mae’r hawl gennych i wneud cais i unrhyw ddata personol anghyflawn gael eu cwblhau, gan gynnwys drwy ddarparu datganiad atodol.

Mae’r hawl gennych i wneud cais i’ch data personol gael eu dileu os nad oes cyfiawnhad mwyach dros eu prosesu.

Mae’r hawl gennych, o dan rai amgylchiadau (er enghraifft, os byddwch o’r farn bod y data yn anghywir), i wneud cais i gyfyngu’r gwaith o brosesu eich data personol.

Mae’r hawl gennych i wrthwynebu prosesu eich data personol pan gânt eu prosesu at ddibenion marchnata uniongyrchol.

Mae’r hawl gennych i wrthwynebu prosesu eich data personol.

Mewn perthynas â data a gasglwyd gan gwcis y wefan:

Mae’r hawl gennych i dynnu eich cydsyniad yn ôl. Y ffordd hawsaf o wneud hyn yw dileu cwcis eich porwr. Ceir canllawiau ar sut i wneud hynny yma. Os hoffech ofyn i ni ddileu eich data cwcis, cysylltwch â ni.

Trosglwyddiadau rhyngwladol

Gan fod eich data personol yn cael eu storio ar ein seilwaith TG ac yn cael eu rhannu â’n proseswyr data, efallai y caiff eu trosglwyddo a’u storio’n ddiogel y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd. Os bydd hyn yn digwydd, rhoddir yr un lefel o ddiogelwch cyfreithiol i’ch data drwy ddefnyddio Cymalau Contract Enghreifftiol.

Manylion cyswllt

Y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yw’r rheolydd data ar gyfer data personol a ddefnyddir i gofrestru ar y gwasanaeth cofrestru i bleidleisio. Os caiff data personol eu trosglwyddo i Swyddogion Cofrestru Etholiadol, y swyddogion hynny fydd y rheolydd data cyfrifol.

Manylion cyswllt y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yw:

2 Marsham Street
London
SW1P 4DF
United Kingdom
correspondence@communities.gov.uk

Y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yw’r rheolydd data. Gellir cysylltu â’r Swyddog Diogelu Data yn y cyfeiriad canlynol:

Data Protection Officer
Ministry of Housing, Communities and Local Government
Fry Building
2 Marsham Street
London
SW1P 4DF
dataprotection@communities.gov.uk

Data Protection Officer, Ministry of Housing, Communities and Local Government, Fry Building, 2 Marsham Street, London SW1P 4DF, neu drwy anfon neges e-bost i dataprotection@communities.gov.uk

Mae’r Swyddog Diogelu Data yn rhoi cyngor annibynnol ac yn monitro’r defnydd y mae’r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yn ei wneud o wybodaeth bersonol.

Cwynion

Pan fyddwn yn gofyn i chi am wybodaeth, byddwn yn cadw at y gyfraith, gan gynnwys Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU.

Os ydych yn anhapus gyda’r ffordd y mae’r adran wedi gweithredu, gallwch gwneud cwyn.

Os nad ydych yn hapus â sut rydym yn defnyddio eich data personol, dylech gysylltu â dataprotection@communities.gov.uk yn gyntaf.

Os ydych yn dal yn anfodlon, neu am gyngor annibynnol ar ddiogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â:

The Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF

Telephone: 0303 123 1113 or 01625 545 745
https://ico.org.uk/